العلاقات العامة في الأجهزة الحكومية

 

    كانت الدول في العصور القديمة تمارس دورها التقليدي المتمثل في المحافظة على الأمن الداخلي وصون الممتلكات للمواطنين بالإضافة إلى حماية حدود الدولة من الطامعين .

   أما في العصور الحديثة فقد تطور دور الدولة وأتسع حتى أصبح تشمل أوجه الحياة الاقتصادية و الاجتماعية و التعليمية و الصحية فالدولة قدمت ولا تزال تقدم الكثير من الخدمات التي يصعب على القطاع الخاص توليها كالأمن والدفاع الوطني و المدني والقضاء و البرامج الاجتماعية .

  ونتيجة لتطور دور الدولة بهذا الشكل فقد زادت المشاكل التي تقابلها التنفيذية وزاد عدد الوزارات وتضاعفت أعداد العاملين فيها مما استدعى ضرورة الاهتمام بالعلاقات الجيدة مع الجماهير وإنشاء وحدات متخصصة في العلاقات العامة لكي تنظم هذه العلاقات وتبني جسور من الثقة بين الأجهزة الحكومية وجماهيرها .

الإشكالية  :ما هي مكانة العلاقات العامة في المؤسسة الحكومية وما هو مستقبلها ؟

نشأة العلاقات العامة في المؤسسة الحكومية :

    لقد نمت العلاقات العامة كمفهوم إداري و كوظيفة حيوية داخل العديد من المنظمات الحكومية في الدول المتقدمة خلال الثلاثين عاما الماضية ولقد جاء هذا الاتجاه كنتيجة لأكبر حجم المنظمات وما ظهر من تعقيدات وتشابكات بين مختلف التقسيمات التنظيمية داخل هذه المنظمة .

  ولقد لمست المنظمات الحكومية أن العلاقات العامة في سبيل إيجاد التعاون الكامل بين المنظمة و البيئة المحيطة بها من ناحية وبين الأفراد و الجماعات داخل المنظمة نفسها حتى أصبح مفهوم العلاقات العامة واضح في أذهان الكثيرين في هذه المنظمات و المتعاملين معها ويلعب المدير دور هام في هذه المنظمات الحكومية لأنه بإقناعه بمفهوم العلاقات العامة يستطيع أن يمارس هذا الدور بفاعلية أكثر فإقناعه بوجهة نظر الدولة و السياسة العامة لها وجهة نظر العاملين ووجهة المتعاملين من الجمهور وأفراد البيئة المحيطة بالمنظمة .ولقد بدأت مظاهر الاهتمام بنشاط العلاقات العامة في الوطن العربي بداية بالحكومة المصرية عام 1952 ولقد تولى بعد ذلك إنشاء مكاتب العلاقات العامة في مختلف الوزارات و الهيئات وتزيد نمو العلاقات العامة في الدول النامية بصفة عامة ودليل على ذلك هناك اهتمام واضح من الدول بتحسين الخدمات و تبسيط الإجراءات ولكن مازالت هذه الجهود في حاجة إلى المزيد من المعرفة و التنمية .

 

أهداف العلاقات العامة في المؤسسات الحكومية  :

   يمكن تلخيص أهداف العلاقات العامة في الأجهزة الحكومية بما يلي :

·   الحصول على تأييد الرأي العام ومد جسور الثقة و التواصل بينه وبين الحكومة من خلال إمداده بالمعلومات الصحيحة و الاعتماد على الصدق و الأمانة في إيصال المعلومات إليه .

·        القيام بشرح أهداف النظام السياسي والاقتصادي و الاجتماعي السائد في الدولة .

·   شرح القوانين الجديدة و أي تغيرات أو تعديلات في القوانين بالإضافة إلى شرح مبررات اتخاذ هذه القوانين أو التعديلات التي تجرى عليها .

·   تنمية الإحساس بالمسؤولية لدى الموطنين من خلال وسائل الاتصال المعروفة كالصحف و المجلات و التلفزيون مثل التوجيهات المتعلقة بتوفير المياه و الكهرباء ومصادر الطاقة .

·        إرشاد الموطنين لما فيه مصلحتهم و المصلحة العامة كالإرشادات التي تقوم بها وزارة الزراعة فيما يتعلق بالاستخدام المبيدات الفطرية و الحشرية للنبتات و تعليمات جني المحصول .

·        تحسين العلاقات سواء مع الجمهور الداخلي أو الخارجي .

·        ضرورة توجيه الموطنين بالخدمات و الوظائف التي تزاولها الحكومة حتى يمكن أن يسهم فيها ويفيد منها بالكامل

·   تدعيم العلاقات مع وسائل الاتصال المعروفة من صحف ومجلات و تلفزيون وغيرها
الدفاع عن موقف الدائرة الحكومية إذا تعرضت إلى أي انتقاد من قبل الآخرين

 

أهمية العلاقات العامة في المؤسسة الحكومية :

تمثل العلاقات العامة جانبا هاما من جوانب الإدارة سواء في المنظمات الأعمال أو في المؤسسات الحكومية كونها نشاط يسعى لكسب ثقة وتأييد الجماهير المختلفة بالأهداف و سياسات و إنجازات المؤسسة وخلق جو من الألفة و التعاون بينها وبين جماهيرها المختلفة وهذا كله يعتمد على وجود سياسات سليمة و إعلام صادق على نطاق واسع .
وفي ذلك لا تختلف مسؤوليات العلاقات العامة وجودها في المؤسسات الحكومية عنها في المؤسسات و المشروعات الصناعية و التجارية فهي تهدف في النهاية إلى خلق جو من الثقة و الاحترام و الفهم المتبادل بين المؤسسة و بين الجمهور .

و العلاقات العامة في مجال المؤسسات الحكومية لها أهمية بارزة حيث تمارس الحكومة أعباء ضخمة وعليها مسؤوليات عديدة تجاه أفراد المجتمع وهذا ما استدعى ضخامة حجم الجهاز الحكومي ومن هنا كانت أهمية العلاقات الطيبة بين المؤسسة الحكومية وبين الجمهور المواطنين بما يكفل دعم ثقة الجمهور في المؤسسة عن طريق إطلاعه على الحقائق و المعلومات عن أهداف المؤسسة وسياستها وبرامجها و خططها و انجازاتها و إقناع الجمهور بأهمية الجهود التي تبذلها المؤسسة لخدمة المواطنين و الدور الهام الذي يقوم به الموظفون العاملون فن هذا المجال وإعلام الجمهور بصراحة بالمشكلات التي تواجهها المؤسسة في نهوضها برسالتها وشرح ما يصدر من تشريعات و قوانين و قرارات وزيادة وعي الجمهور في المجال المالي و الاقتصادي من خلال تبسيط المعلومات المالية و الاقتصادية .
ويدخل في مجال العلاقات العامة في الحكومة إعلام الجمهور بحقيقة الموقف الداخلي للحكومة التي تحتاج تأييد الجمهور للمؤسسة الحكومية والتي بدون تعاونها معها لن يمكنها تحقيق أهدافها بكفاءة وفاعلية .وهكذا تبدو أهمية توفير اتصال ذي طريقين أو اتجاهين بين المؤسسة و الجمهور .

نشاط قسم العلاقات العامة في مؤسستي :

·        إقامة علاقات جيدة مع كافة المؤسسات الحكومية وغير الحكومية.

·        متابعة ما ينشر عن البلدية والمؤسسات ذات الصلة في وسائل الإعلام.

·   التواصل مع الصحفيين ووسائل الإعلام وتوطيد العلاقة بشكل دائم ومستمر معهم، ودعوتهم لتغطية فعاليات وأنشطة البلدية.

·        إعداد ردود على ما قد ينشر من قضايا تتعلق بالبلدية.

·        إعداد النشرات والكتيبات عن البلدية وتوزيعها.

·        مد جسور الثقة بين البلدية ومؤسسات المجتمع المحلي.

·        تنظيم استقبال وإقامة ضيوف البلدية ووضع برامج العمل والترفيه.

·        تنظيم المؤتمرات الصحفية والاجتماعات المتنوعة والإشراف عليها.

·   إعداد وتنظيم المناسبات الخاصة ( الندوات – المعارض – المؤتمرات – ورش العمل – المحاضرات – الفعاليات – الاحتفالات الوطنية ).

·        تنظيم زيارات مجتمعية للبلدية لإطلاع الجمهور على أنشطتها.

·        تنفيذ ومتابعة البرامج التدريبية الخاصة بموظفي البلدية.

·        التعاون مع الجهات المعنية بالبلدية لتذليل أية صعوبات قد تواجه البلدية أو جمهورها.

·   متابعة والإشراف على الموقع الإلكتروني للبلدية على شبكة المعلومات العالمية وتزويده بالأخبار المهمة والقرارات والتعميمات والقوانين الجديدة.

·   أرشفة رسائل البلدية أول بأول وكذلك أيضاً أرشفة البريد الوارد للبلدية، وإعداد التقارير الشهرية والسنوية لها، وعرضها على الإدارة العليا.

·        متابعة الشكاوي والاقتراحات.

·   المتابعة والإشراف على رسائل التنبيه عن طريق SMS لموظفي البلدية ومسؤولي الدوائر والمؤسسات ووجهاء المنطقة، وذلك لتوعيتهم بأي أخبار أو قرارات أو تعميمات أو احتفالات أو فعاليات تخص البلدية والمجتمع.

·        المساهمة في تحقيق نجاح البلدية.

·        بناء السمعة الطيبة للبلدية، وترسيخ رسالتها وأهدافها وقيمها وغاياتها لدى الجمهور.

·        الكشف عن اتجاهات الرأي العام الداخلي والخارجي وإعلام الإدارة العليا بها.

·        تقييم اتجاهات الجمهور والتنبؤ بها والاستجابة لها.

·        توعية الجمهور بالمعلومات الصحيحة.

·        تنمية التعاون بين البلدية وجماهيرها الداخلية والخارجية.

·        حماية البلدية من أي هجوم عليها (الإشاعات – الأخبار الكاذبة ).

·        العمل كنظام تحذير مبكر يساعد الإدارة في اتخاذ القرارات.